Übersicht
Kurse mit Belegung, nächste Termine, offene Rechnungen sowie Einnahmen, Ausgaben und Überschuss auf einen Blick.
Kursverwaltung für Babykurse in Langenfeld
Kurse, Kundinnen, Buchungen und Rechnungen an einem Ort: Für die Babykurse Langenfeld haben wir eine Kursverwaltung gebaut, mit Rechnungen als PDF, Belegen, Gewinnermittlung und den Gutscheinen der Stadt Langenfeld.
Im Einsatz
Ausgangslage
Bei vielen Kursanbietern laufen Buchungen, Rechnungen und Erinnerungen von Hand. Die Babykurse Langenfeld bieten fitdankbaby® MINI und MAXI an zwei Orten an, in Langenfeld und in Leichlingen.
Die Vorgaben für die Software waren klar: Kundinnen und Anmeldungen werden von Hand eingetragen, Rechnungen entstehen als PDF, Zahlungen werden von Hand bestätigt. Im Mittelpunkt stehen der Überblick über Kurse und Kundinnen und die Frage, was an Einnahmen hereinkommt.
- Kunde
- Babykurse Langenfeld
- Kurse
- fitdankbaby® MINI und MAXI
- Orte
- Langenfeld und Leichlingen
- Bereich
- Software, Kursverwaltung
- Nutzung
- am Rechner und auf dem Handy
- Status
- Online, im Einsatz
Die Lösung: vom Kurs bis zur Gewinnermittlung
Alles, was im Kursalltag anfällt, liegt an einem Ort: Kurse und Termine, Kundinnen, Rechnungen, Ausgaben und Nachrichten.
Kurse und Termine
Kursreihen mit Terminen, Ort, Plätzen und Preis, dazu die Teilnehmerinnen je Kurs.
Buchungen und Warteliste
Anmeldungen werden eingetragen und bestätigt oder auf die Warteliste gesetzt. So ist jederzeit klar, wer nachrücken kann.
Kundinnen
Eine Akte je Kundin mit Kindern, Kursen, Rechnungen und Notizen, aktiv oder inaktiv.
Rechnungen als PDF
Die Nummer wird erst beim Festschreiben vergeben, fortlaufend und ohne Lücken. Danach ist die Rechnung gesperrt, korrigiert wird per Storno.
Ausgaben mit Beleg
Belege werden mit der Ausgabe gespeichert. E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format liest die Software selbst aus. Eine KI-Erkennung für andere Belege ist eingebaut, aber noch nicht im Echtbetrieb getestet.
Gewinnermittlung
Einnahmen nach Zahlungsdatum, Ausgaben nach Kategorie, Auswertung nach Jahr und Monat, mit Export für die Steuerberatung.
Nachrichten
Ein Klick öffnet WhatsApp mit fertigem Text aus einer Vorlage. E-Mails gehen mit der Rechnung als PDF im Anhang hinaus.
Gutscheine der Stadt und Buchungen von Hand
Zwei Punkte, die für diesen Betrieb wichtig waren.
Gutscheine der Stadt Langenfeld
Gutscheine der Stadt werden direkt in der Rechnung verrechnet. Die Kursverwaltung hält fest, wann ein Gutschein bei der Stadt eingereicht und wann er erstattet wurde.
- Rechnung
- über den vollen Kurspreis
- Kundin zahlt
- den Betrag abzüglich Gutschein
- Gutscheinwert
- zählt als Einnahme erst mit der Erstattung
- Export
- eigene Liste der Gutscheine
Bewusst ohne Online-Anmeldung
Buchungen werden in der Kursverwaltung eingetragen, nicht online angenommen. Das war eine bewusste Entscheidung. Belegung und Warteliste sind trotzdem jederzeit im Blick.
- Buchungen
- werden eingetragen und bestätigt
- Warteliste
- je Kurs
- Zahlungen
- werden von Hand bestätigt
- Belegung
- freie Plätze je Kurs sichtbar
Website und Kursverwaltung aus einer Hand
Auch die Website der Babykurse Langenfeld haben wir gebaut: Startbild mit der Trainerin, Hinweis auf den Kursstart in der Kopfleiste und ein Laufband mit den Kursen. Auf dem Handy bleiben Buchungsleiste, WhatsApp- und Anruf-Knopf immer erreichbar.
Für Kursanbieter heißt das: feste Ansprechpartner für den Auftritt nach außen und für die Verwaltung dahinter.
Technik und Sicherheit
Eine Kursverwaltung verwaltet Geld und persönliche Daten. Deshalb stecken die wichtigsten Regeln direkt im Programm.
Rechnungen sicher abgelegt
Festgeschriebene Rechnungen sind gesperrt, das PDF liegt mit Prüfsumme im Jahresarchiv. Korrigiert wird nur über eine Stornorechnung.
Automatisch geprüft
Automatische Tests spielen Angriffsversuche und Rechenregeln durch, eine Abnahme im Browser prüft die wichtigsten Abläufe.
Gesichert und geschützt
Die Datenbank wird jeden Tag gesichert, neue Rechnungen werden zusätzlich gespiegelt. Hinein kommt nur, wer sich anmeldet: Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang gesperrt, bei Untätigkeit meldet das System automatisch ab.
Erzählen Sie uns, was Sie vorhaben.
Sie brauchen kein fertiges Konzept. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo Sie stehen und welcher Schritt sinnvoll ist.